Κόστος Έκδοσης Προσφοράς

Στο άρθρο αυτό θα προσπαθήσουμε να κάνουμε εκτίμηση του κόστους  έκδοσης προσφοράς προς κάποιον υποψήφιο πελάτη, με βάση τη συνήθεις διαδικασία. Θα δούμε πού τελικά μεταφέρετε αυτό το κόστος και γιατί είναι σημαντικό και τέλος, θα προτείνουμε μια εναλλακτική διαδικασία που θα μειώνει δραματικά το κόστος έκδοσης προσφοράς. Για να κάνουμε τους απαραίτητους υπολογισμούς κάνουμε κάποιες παραδοχές, παρόλα αυτά αν κάποιος ακολουθεί με τον ένα ή τον άλλο τρόπο τα βήματα που περιγράφονται παρακάτω το τελικό κόστος του δεν θα διαφέρει σημαντικά.

Η συνήθης διαδικασία για να βγει μια προσφορά περιλαμβάνει τα παρακάτω βήματα:

1. Εκδήλωση ενδιαφέροντος υποψήφιου πελάτη.
2. Επίσκεψη υπεύθυνου λήψης μέτρων στο χώρο του πελάτη. Λήψη μέτρων και αποσαφήνιση των τύπων των κατασκευών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν.
3. Ανάλυση και υπολογισμός του κόστους των κατασκευών στο χώρο¹ του κατασκευαστή και έκδοση έντυπης προσφοράς.
4. Εκ' νέου επαφή με τον πελάτη για παράδοση προσφοράς.

Ας κάνουμε τώρα την ανάλυση για το πόσο κοστίζει η έκδοση προσφοράς στον κατασκευαστή.
Αν υποθέσουμε ότι η δαπάνη² για τον υπεύθυνο λήψης μέτρων είναι 737€ για 22 ημέρες εργασίας και μπορεί να κάνει έως και 5 επισκέψεις στις 8 ώρες εργασίας του και θα πρέπει να παραδώσει τα μέτρα και όλα τα λοιπά στοιχεία στο τέλος της εργασίας του στην έδρα του κατασκευαστή. Όποτε η δαπάνη για τον υπεύθυνο λήψης μέτρων είναι 737€ / 22 = 33,50€/ημέρα. Τα καύσιμα για τις 5 επισκέψεις αλλά και για την μετακίνηση προς την έδρα του κατασκευαστή είναι κατά μέσο όρο 20€. Ο υπάλληλος γραφείου θα χρειασθεί περίπου 2 ώρες για να διαχειρισθεί αυτές τις προσφορές. Η δαπάνη για αυτές τις 2 ώρες είναι (737€ / 22 ημέρες / 8 ώρες) ⋅ 2 ώρες = 8,38€.
Οπότε για τις 5 προσφορές έχουμε μια δαπάνη 33,50€ + 20,00€ + 8,38€ = 61,88 €. Άρα η δαπάνη ανά προσφορά είναι 61,88€ / 5 = 12,38€. Βέβαια οι προσφορές εκδίδονται προς τους υποψήφιους πελάτες δωρεάν.
Αν υποθέσουμε ότι 1 στις 10 προσφορές (το 10%) έχει επιτυχής έκβαση³, τότε η δαπάνη - κόστος έκδοσης των 10 προσφορών θα πρέπει να αποσβεστεί από την μια επιτυχής. Έτσι στην προσφορά που θα εκτελεστεί, ο κατασκευαστής θα πρέπει να μεταφέρει όλο το παραπάνω κόστος, το οποίο είναι 12,38€ ⋅ 10 = 123,80€.
Αυτό που δεν πρέπει να ξεχνάμε όμως είναι ότι όλα καταλήγουν στον τελικό καταναλωτή, έτσι μια υπηρεσία που προσφέρετε δωρεάν στο σύνολο των υποψήφιων πελατών, επιβαρύνει μόνο αυτόν που θα γίνει πραγματικός πελάτης. Η αλήθεια είναι ότι με βάση τις συνήθειες της αγοράς, είναι δύσκολο να ζητήσεις από τον υποψήφιο πελάτη να πληρώσει 12,38€ για να λάβει μια προσφορά⁴. Μπορεί όμως η τεχνολογία και η μεγαλύτερη συμμετοχή του υποψήφιου πελάτη να μειώσουν την δαπάνη - κόστος έκδοσης προσφοράς που με την σειρά του θα έχει ως αποτέλεσμα φθηνότερο παραγόμενο τελικό προϊόν. Μια διαδικασία για να επιτευχθεί αυτό είναι, ο υποψήφιος πελάτης να έχει ενημερωθεί κατάλληλα και να έχει καταλήξει στο τύπο των κατασκευών που θέλει, καθώς και να έχει λάβει μόνο τους τα μέτρα - διαστάσεις των κατασκευών στο περίπου⁵. Να αποστείλει αυτά τα δεδομένα στους κατασκευαστές από όπου θέλει να λάβει προσφορά μέσω e-mail ή με την χρήση ειδικών φορμών και να περιμένει να λάβει μια ή περισσότερες προσφορές σε ηλεκτρονική μορφή εντός μερικών ημερών. Μια τέτοια διαδικασία μπορεί να μειώσει το κόστος έκδοσης προσφοράς στο 8,38€ / 5 = 1,68 € / προσφορά.

---

1. Βέβαια δεν θα μιλήσουμε καθόλου για την περίπτωση της προσφοράς στο πόδι. Δηλαδή "πόσο κάνει μάστορα, χμ χμ 2500,00€ για ότι κατάλαβε η κάθε πλευρά.
2. Η δαπάνη αυτή αφορά ένα μισθό μαζί με την ασφαλιστικές κρατήσεις. Ο υπολογισμός έχει γίνει για καθαρό μισθό 505€ και συνολικές ασφαλιστικές εισφορές 232€. Άρα η συνολική μισθολογική δαπάνη είναι 505€ + 232€ = 737€.
3. Δεν μπορεί να θεωρηθεί ακραία υπόθεση γιατί φανταστείτε ότι μέσα σ' αυτούς τους 10 υποψήφιους πελάτες υπάρχουν κάποιοι που απλά θέλουν να πάρουν μια ιδέα για το κόστος κάποιων κατασκευών που μπορεί να κάνουν στο μέλλον, αλλά και αρκετοί που έχουν λάβει και άλλες προσφορές και μπορεί να καταλήξουν σε άλλο κατασκευαστή.
4. Στην περίπτωση που θα χρεώνονταν άμεσα το κόστος της προσφοράς στον υποψήφιο πελάτη, πιθανότατα όσοι δεν θα είχαν πραγματικό ενδιαφέρον δεν θα ζητούσαν προσφορά, οπότε το κόστος έκδοσης προσφοράς πάλι θα μειώνονταν.
5. Στις περισσότερες φορές, μικροδιαφορές στις διαστάσεις δεν θα αλλάζουν την τιμή των τελικών κατασκευών (κουφωμάτων), αλλά και στην περίπτωση διαφοροποίησης της τελικής τιμής κατά κάσα πιθανότητα αυτή θα είναι μικρή.